Databeskyttelse ved ansættelser m.v.

Som led i din evt. ansættelse, vil Søndergaard A/S behandle en række oplysninger om dig, og vi skal derfor i henhold til databeskyttelsesforordningen give dig en række oplysninger.

Søndergaard A/S er såkaldt ”dataansvarlig”. Vores kontaktoplysninger finder du på siden ”Kontakt”.

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at kommunikere med dig i forbindelse med din jobsøgning. Behandlingen vil omfatte blandt andet indsamling, registrering, opbevaring og videregivelse af dine personoplysninger.

De oplysninger, som Søndergaard A/S behandler om dig, er oplysninger, som du selv har givet i forbindelse med din ansøgning, ansættelse eller under din ansættelse. Herudover kan det være oplysninger, som Søndergaard A/S modtager eller indhenter hos andre, herunder offentlige myndigheder.

Søndergaard A/S behandler kun oplysninger, som er relevante for dit ansættelsesforhold og for virksomheden i anledning af dit ansættelsesforhold.

Hvis du ikke vil meddele de personoplysninger, som er nødvendige for, at vi kan håndtere din ansøgning eller dit ansættelsesforhold, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser. Afhængig af oplysningernes væsentlighed og omstændighederne i øvrigt kan manglende meddelelse føre til, at ansættelsen ikke kan opretholdes.

Almindelige personoplysninger

De oplysninger, som vi primært behandler om dig som led i dit ansættelsesforhold, er såkaldt almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, billede, nærmeste pårørende, løn, bankoplysninger, sygefravær og andet fravær, faglige kvalifikationer, personlige kompetencer, arbejdsindsats, påtaler, advarsler, eksamens- og kursusbeviser, tidligere ansættelser samt indkøbs- og rejsehistorik i regi af virksomheden.

Som udgangspunkt vil behandlingen af dine almindelige oplysninger være nødvendig for at opfylde ansættelsesaftalen og dermed selve ansættelsesforholdet. Behandlingsgrundlaget for langt de fleste oplysninger er derfor databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra b og c, samt databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.

I visse tilfælde vil behandlingsgrundlaget for de almindelige personoplysninger dog være, at behandlingen er nødvendig for, at Søndergaard A/S eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, og denne interesse samtidig vurderes at gå forud for din interesse eller dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f.

De legitime interesser som forfølges, er i den forbindelse virksomhedens interesse i at kunne håndtere dit ansættelsesforhold.

Endelig vil behandlingsgrundlaget for de almindelige personoplysninger i visse tilfælde også være et samtykke fra dig. Det gælder f.eks. i forhold til virksomhedens offentliggørelse af billede af dig på vores hjemmeside. Du gøres opmærksom på, at du altid har ret til at tilbagekalde dit samtykke.

CPR-nummer

Søndergaard A/S vil behandle dit personnummer (CPR nummer), idet virksomheden er forpligtet til at behandle personnummeret som led i håndtering af løn og indberetning til SKAT, kursustilmelding, praktikforløb via kommune, godkendelser i forbindelse med vores opgaver overfor myndigheder mv. Behandlingsgrundlaget for denne behandling er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

Søndergaard A/S behandler ikke dit personnummer til andre formål, medmindre det i øvrig følger af lovgivningen, eller du har givet dit samtykke, jf. ligeledes databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

Følsomme personoplysninger

Søndergaard A/S vil i visse tilfælde behandle oplysninger om din fagforeningsmæssige tilknytning. Desuden vil det i forbindelse med dit ansættelsesforhold kunne blive nødvendigt at behandle oplysninger om dit helbred.

Behandlingen af disse personoplysninger sker i udgangspunktet kun i det omfang, du har givet samtykke hertil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a. Du gøres opmærksom på, at du i så fald altid har ret til at tilbagekalde dit samtykke.

Behandlingen af dine følsomme oplysninger vil dog ske uden dit samtykke, såfremt behandlingen har hjemmel i lov eller overenskomst, eller såfremt behandlingen er nødvendig for et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og f, samt databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.

Oplysninger om strafbare forhold

Søndergaard A/S behandler som udgangspunkt ikke oplysninger om strafbare forhold vedrørende dig.

Søndergaard A/S vil dog i konkrete tilfælde behandle oplysninger om strafbare forhold vedrørende dig, hvis det er nødvendigt for ansættelsesforholdet, eller for at virksomheden kan byde på en opgave eller opfylde en kontrakt. Desuden vil virksomheden behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis der opstår mistanke om, at du har begået noget strafbart.

Behandlingen af oplysninger om strafbare forhold sker i udgangspunktet kun i det omfang, du har givet samtykke hertil, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Du gøres opmærksom på, at du i så fald altid har ret til at tilbagekalde dit samtykke.

Behandlingen af dine følsomme oplysninger vil dog ske uden dit samtykke, såfremt behandlingen har hjemmel i lov eller overenskomst, eller såfremt behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3-5, og § 12, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og f.

Særligt om videregivelse og overførsel

Data om dig vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjemand. Søndergaard A/S vil dog videregive oplysninger om dig i det omfang, virksomheden er forpligtet til det. Dette kan for eksempel være videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder, f.eks. SKAT, som virksomheden er forpligtet til at gøre. Endelig kan det være videregivelse af oplysninger i forbindelse med revision eller lignende.

Søndegaard A/S overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande.

Opbevaring af dine personoplysninger

Data om dig vil blive slettet eller arkiveret, når der ikke længere er et legitimt og arbejdsrelateret behov for at opbevare dem til opfyldelse af ovennævnte forpligtelser eller opgaver, eller når der i øvrigt ikke længere er hjemmel til at opbevare oplysningerne.

Automatiserede afgørelser

Data om dig vil på intet tidspunkt blive anvendt til at foretage automatiske afgørelser, herunder profilering.

Dine rettigheder

Vi gør dig opmærksom på, at du har følgende rettigheder efter databeskyttelsesforordningen i forhold til de personoplysninger, Søndergaard A/S behandler om dig:

• Retten til indsigt.
• Retten til at anmode om berigtigelse eller sletning.
• Retten til at anmode om begrænsning af behandlingen og til at gøre indsigelse mod denne behandling.
• Retten til indsigelse
• Retten til dataportabilitet.

Hvis du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte KMA-chef, Knud Magnussen.

Klagemulighed

Du har ret til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, hvis du mener, at Søndergaard A/S ikke behandler dine data i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler.

Du kan læse mere om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

---

Databeskyttelse ved tilbudsgivning

Som led i tilbudsgivning af det fremsendte udbudsmateriale behandler Søndergaard A/S en række almindelige personoplysninger (navn, adresse, e-mail etc.), og vi skal derfor i henhold til databeskyttelsesforordningen give dig en række oplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at afgive tilbud. Vi behandler, som nævnt, kun almindelige oplysninger om dig.

Behandlingen sker dels i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, fordi behandlingen af oplysninger er nødvendigt for tilbudsberegning. Desuden sker behandlingen i henhold til artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for gennemførelse af opgaven for dig.

Dine personoplysninger vil evt. blive videregivet til underentreprenører, offentlige myndigheder eller andre interessenter med henblik på at aftalen med dig kan realiseres.

Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi vil opbevare dine personoplysninger. Det afhænger af om vi får opgaven eller ej. Får vi ikke opgaven, vil oplysninger blive slette efter seks måneder. Får vi opgaven, vil oplysninger som udgangspunkt blive arkiveret i op til fem år.

Vi gør dig opmærksom på, at du har følgende rettigheder efter databeskyttelsesforordningen i forhold til de personoplysninger, Søndergaard A/S behandler om dig:

• Retten til indsigt (ret til at se oplysninger om dig)
• Retten til at anmode om berigtigelse eller sletning (rettelse).
• Retten til at anmode om begrænsning af behandlingen og til at gøre indsigelse mod en denne behandling.
• Retten til indsigelse
• Retten til dataportabilitet (transmittere oplysninger).

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du har mulighed for at indgive klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, hvis du mener, at Søndergaard A/S ikke behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Du kan i øvrigt læse mere om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmesde www.datatilsynet.dk.

Vil du vide mere, kan du kontakte vores interne dataansvarlige; Knud Magnussen på telefon 2429 5882 eller mail: km@soendergaard.dk